Memória de Reunião

Por Secretaria de Comunicação e Marketing 11/05/2015

Alternativa à Confecção de Atas nas SAFs, Federações e Sinodais

memória de reunião

O QUE É MEMÓRIA DE REUNIÃO?
Memória de reunião é uma ata resumida e atualmente muito utilizada para registro das reuniões.
A Memória de Reunião é um gênero de texto que serve para registrar o que é tratado em reuniões. Pode ser considerada um subgênero de ata, pois exerce função assemelhada, de registrar as ocorrências de reuniões.
A Memória de Reunião consiste no preenchimento de espaços previamente demarcados em roteiro próprio. Serve para fazer registro sintético de reuniões de rotina. É utilizada especialmente por entidades que realizam reuniões com frequência. Apesar de ser uma ata simplificada, valem os cuidados e recomendações das atas.
FORMA DE ESCREVER
A Memória de Reunião pode ser escrita a mão, em papel e as folhas devem ser numeradas. Pode ser feita também na forma eletrônica e deve seguir as regras de atas eletrônicas aprovadas pela IPB. A Memória de Reunião deve ser feita de preferência em folha A4 ou Ofício e depois guardadas em sacos de plástico em pasta própria. Quando atingir 50 ou 100 folhas encadernar. Deve começar com Termo de Abertura e encerrar com Termo de Encerramento e as folhas devem ser rubricadas.
SIMPLES MAS PRESERVA A HISTÓRIA
Esta forma de registrar as decisões sempre é bem mais fácil e não prejudica em nada a história, bem como a preservação documental.

Fontes
Elaboração de Atas e Memórias de Reunião – Disponível em: <https://prezi.com/ackr7esa_uqk/elaboracao-de-atas-e-memorias-de-reuniao/>
Fonte 2 – Adaptação do modelo e orientações do Presbítero Renato José Piragibe – IPB.


Temos recebido muitas perguntas  sobre a questão da numeração de Memória de Reunião já que,  sendo um novo formato de documento,  a numeração também seria nova. Sendo assim, os registros não refletiriam a realidade do momento histórico da sociedade.

Considerando que:

  • Ata e/ou Memória de Reunião, é um registro histórico;
  • O Livro de Atas será arquivado com a numeração correspondente à última reunião com o registro no formato ATA.
  • Memória de Reunião começa uma nova numeração e não registraria a parte real da história da sociedade;
  • É importante não interromper o registro histórico da sociedade.

Passamos a seguinte orientação:

  1. No momento que a sociedade, através da aprovação em plenário, decide adotar a Memória da Reunião, deverá ter um espaço para o registro do número referente a reunião que está sendo realizada.
  2. Ao registrar o número da Memória de Reunião, faça com a numeração coerente ao novo documento, mas, em seguida escreva, em numeração ordinária, o número que representa a reunião que está acontecendo naquele momento.

Exemplo: MR nº 2 – referente à 133ª Reunião Plenária da SAF “Bela Vista”.


Leia AQUI as Orientações

Abra AQUI o Modelo de Memória Reunião SAF

Abra AQUI o Modelo de Memória Reunião Federações

Abra AQUI o Modelo de Memória Reunião Sinodal


Se a opção de sua SAF, federação ou sinodal for pela Ata Eletrônicasecretária

Clique AQUI para ver o manual de confecção desta ata

Clique AQUI  para ver algumas orientações referentes à Ata Eletrônica


 

LIVRO DE ATASSe a opção de sua SAF, federação ou sinodal for pela Ata Manuscrita

Clique AQUI  para ver todas as orientações de como fazer o livro de ata.

67 comentários

  1. Sonia Nascimento disse:

    Tenho algumas dúvidas sobre memória de reunião.
    Delas é a numeraçao do termo de abertura/encerramento. Segundo o Manual resbiteriano nao sao numerados, mas fui informada que a orientaçao de é pra numerar.
    E na ata eletronica como proceder com os termis?

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Sonia,

      No manual de atas eletrônicas está escrito que:

      NUMERAÇÃO DAS PÁGINAS
      Cada página será numerada seqüencialmente, sendo que a primeira página de cada livro terá o número UM.
      A numeração deverá ser informada no canto inferior ou superior direito de cada página, sendo que a fonte terá o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e será formatada apenas com negrito .
      Os termos de abertura e encerramento não serão numerados.

      ARMAZENAMENTO DAS ATAS
      As atas serão armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada página armazenada em plástico transparente. Ao completar um total de 50 ou, no máximo, até 100 páginas, excluindo-se os termos de abertura e encerramento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se-á encadernar as páginas, com sistema de grampo fixo ou similar; a encadernação em espiral não é permitida, por permitir fácil adulteração.

      Sendo assim, as páginas de abertura e encerramento do livro fazem parte do acervo mas a numeração começa a partir da primeira ata.

      Abraço,
      Sandra Gaio

  2. Claudia Maria disse:

    Nossa SAF usava o livro de atas manuscritas e passou para o digital. O número da ata nesse caso começa do 1 ou continua na sequência do nº da última manuscrita?

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Cláudia Maria,
      O livro de atas conta a história da SAF, ao passar para ata eletrônica a numeração continua. Se fosse mudada para ata no 1 pareceria que a SAF tinha acabado de ser organizada.
      Mesmo na memória de reunião há a instrução de se colocar a qual plenária se refere para que a história não se perca conforme está orientado acima.
      (No momento que a sociedade, através da aprovação em plenário, decide adotar a Memória da Reunião, deverá ter um espaço para o registro do número referente a reunião que está sendo realizada.
      Ao registrar o número da Memória de Reunião, faça com a numeração coerente ao novo documento, mas, em seguida escreva, em numeração ordinária, o número que representa a reunião que está acontecendo naquele momento.
      )

      Abraço,
      Sandra Gaio

  3. Eliení Coutinho Scherrer disse:

    Boa noite!
    Estou programando uma palestra/oficina sobre confecção de atas para o dia 1º de abril em um aniversário de nossa Federação e, como não tenho experiência com as Memórias de Reunião, venho solicitar ajuda.
    Seria possível me fornecerem uma Memória de Reunião já preenchida para que eu tire minhas dúvidas?
    Desde já agradeço a atenção e carinho.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Eliene,

      A oficina será daqui a dois dias?
      O ideal, já que você tem dúvidas quanto ao que vai apresentar, seria montar a oficina e mandar para nossa 1a secretária verificar se está tudo certo.
      Na SAF em Revista do 2o trimestre de 2016 nossa secretária escreveu um artigo com as orientações que você necessita.
      Caso queira, entre em contato com ela pelo sudonita@gmail.com
      Abraço,
      Sandra Gaio

  4. Carolina disse:

    Graça e paz, irmãs.
    Sou da 2ª IPB de Varginha e gostaria de ver uma Memória de Reunião de alguma SAF que já tenha adotado esse tipo de registro. Sou primeira secretária e tenho algumas dúvidas se estou fazendo nos padrões corretos.
    Fico no aguardo e agradeço.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida,
      Em nosso site temos este modelo. É só preencher seguindo as instruções.
      Lembre-se que, para passar de ata para memória de reunião, a presidente deve fazer a proposta em plenária e ser votada pela maioria.
      Abraço,
      Sandra Gaio

  5. Raymara cunha disse:

    Olá,eu preciso muito de um modelo de ata de uma reunião plenária, pra mim poder tirar algumas dúvidas e com isso corrigi-las. Nesse ano comecei com um cargo de primeira secretária e quero me dedicar muito com decência e ordem.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Raymara,

      Temos este material para download acima. Você não informa se usará ata eletrônica ou manuscrita. Qualquer dúvida mande um e-mail diretamente para nossa secretária de estatística Sudonita. Ela terá prazer em ajudá-la. Que Deus abençoe seu trabalho.
      sudonita@gmail.com

      Abraço,
      Sandra Gaio

  6. LEILIANE COUTINHO DA SILVA RAMOS disse:

    Boa tarde!

    Tenho uma dúvida quanto à confeccção da Memória de Reunião: qual o tipo e o tamanho da fonte? Se a MR não couber numa folha apenas é possível diminuir a fonte para que caiba?

    Abraços fraternais

  7. keler disse:

    Boa tarde minha amada irmã Sandra, tudo bem contigo?
    Amada preciso de uma informação de vossa parte, sendo como Secretária de Marketing, tenho algumas dúvidas.
    Sou Secretária de Marketing da Federação e a minha dúvida é uma secretária de marketing pode durante um culto tirar fotos ou filmar, sendo se posicionando nas laterais do templo ou não, seria anti-ético? Ou qual posição devo proceder em cultos, encontros, etc…
    Desde já muito obrigada amada pela sua atenção…
    No amor de Cristo,

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Keler,

      Se você for filmar é bom que fique posicionada num local em que não atrapalhe as pessoas que estão participando do culto ou evento.
      Para fotografar você deve circular discretamente pelo templo evitando barulho de salto alto. Ao se posicionar seja rápida se estiver atrapalhando a visão de alguém.
      Em alguns eventos as pessoas, por conta de fotografar, perdem completamente o senso de educação, reverência e respeito. Lembre-se, quem deve chamar a atenção é o pregador, palestrante, coral, etc. e não você.
      Evite fotografar durante a leitura da Bíblia e oração.
      Abraço,
      Sandra Gaio

  8. Elide da Silva Barbosa Sales disse:

    Boa noite amadas irmas.

    Estou com duvidas acerca de TRANSCRIÇÃO de atas.
    Os primeiros livros de minha SAF estão muito deteriorados, por conta da umidade da ilha, com risco de se perder a história.
    Li sobre a transcrição no manual mas, ainda estou com duvidas por ser muito vago.

    1-Abertura e fechamento do livro para transcrição quem abre é a presidente atual ou a que abriu o livro antigo?

    2- No inicio da ata, preciso colocar o numero do livro e qual livro foi tirado, tipo `transcrito do livro 2 do livro de atas de reunião da diretoria…?

    3- Sei que não terá a assinatura da secretária que escreveu a ata, mas precisa em algum momento dizer que foi eu que transcrevi a ata?

    4- Preciso dizer em algum momento o motivo da ata se transcrita?

    • Sudonita Taveira Alvarenga wing disse:

      Querida Elide.

      Sou a Primeira Secretária da CNSAFs – Sudonita.
      Desde já lhe passo as seguintes orientações:
      1. Os livros devem ser conservados, portanto o melhor caminho é ir a busca de como conservá-los e na internet temos vários modos que você pode utilizar.
      2. Tomo a liberdade de sugerir um que encontrei muito prático que é http://www.universojatoba.com.br/bem-estar/sua-casa/15-dicas-para-manter-livros-em-bom-estado.
      3. Você também pode digitalizar os livros.

      Você transcrevendo vai acontecer a mesma coisa que você está presenciando agora. Então compensa buscar outros meios de conservar a história de sua SAF.
      Gostaria de lhe pedir que enviasse um e-mail para mim: sudonita@gmail.com para que eu lhe faça algumas perguntas de esclarecimentos sobre seus questionamentos e assim podemos trocar ideia.
      Abraços, Sudonita

  9. Glaucia disse:

    Olá mudamos pra ata eletrônica nossa dúvida é ainda tem folhas pra ser preechidas no livro da ata manuscrita podemos fazer as atas manuscritas pra acabar de preencher e também dar início com as mesma atas escritas no livro manuscrito na ata eletrônica ou temos que iniciar apartir do registro da ata que terminamos no livro manuscrito? TEMOS POUCAS FOLHAS PRA TERMINAR O REGISTRO DA ATA MANUSCRITA queremos iniciar a ata eletronica mas queremos registrar pelo menos as atas do início do ano nessa ata eletronica mas algumas vai ficar registrado no livro manuscrito.

    • Sudonita Taveira Alvarenga wing disse:

      Querida irmã.
      Primeiramente gostaria de esclarecer que a maneira de arquivar as ata eletrônicas é diferente das atas manuscritas.
      As atas manuscritas são registradas em livro próprio e as atas eletrônicas são guardadas em pastas arquivos em até 50 ou 100 páginas e depois encadernadas para arquivamento.
      Se ainda precisa dirimir dúvidas envie para sudonita@gmail.com e estarei a sua disposição para maiores esclarecimentos.

  10. Naiara disse:

    Em relação aos relatórios das secretarias de atividades, existe algum modelo específico?

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Naiara,
      Não há um modelo para este relatório. O ideal é colocar as atividades exercidas por assunto, acompanhadas das datas.
      Abraço,
      Sandra Gaio

  11. Marise Moreira de Abreu disse:

    Queridas irmãs, estamos usando já em nossa saf a Memória de Reunião ainda estamos nos adaptando com a idéia que facilitou muito a secretária de atas. Estamos arquivando as atas imprimidas em pasta com folhas de plástico e numeradas, é assim mesmo que devemos fazer? Obrigada e um trabalho abençoado a todas as irmãs.
    Marise Moreira de Abreu vice- presidente saf I Igreja presbiteriana de Porto Alegre.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Marise,
      Na SAF em Revista do 2o trimestre de 2016 a 1a secretária da CNSAFs apresenta um artigo sobre Memória de Reunião juntamente com respostas a algumas dúvidas das sócias. Veja estas respostas abaixo, certamente ajudarão a tirar suas dúvidas.
      Abraço,
      Sandra Gaio

      1. O que é Memória de Reunião? É um gênero de texto que serve para registrar o que é tratado em reuniões de rotina. Pode ser considerado um subgênero de ata, pois exerce função assemelhada, de registrar os assuntos tratados em uma reunião. Mesmo com registro sintético não prejudica em nada a história bem como a preservação documental.
      2. A Memória de Reunião deve ser lida em plenário? Sim, pois para a memória valem os cuidados e recomendações das atas, tais como, aprovação, numeração de página, rubrica nas páginas.
      3. Agora os registros das plenárias devem ser somente através de Memória de Reunião? Não, conforme o Guia do trabalho Feminino é opcional “Ata” ou “Memória de Reunião”.
      4. Deve-se usar somente aquele modelo de Memória de Reunião que está no site? Não. O modelo no site foi elaborado de acordo com a programação e andamento de uma reunião de SAF, Diretoria ou Comissão Executiva, mas pode-se escolher a melhor forma de fazer os registros.
      5. No modelo estabelecido o espaço é pequeno para o nome da Diretoria e Secretárias de Atividades, pode-se aumentar aquele espaço? Sim, pode aumentar o quanto precisar qualquer espaço, que se fizer necessário.
      6. O nome da sócia deve ir completo, com o cargo em seguida? Sim o nome deve ser escrito completo e pode ser antes ou depois o cargo correspondente.
      7. Nas resoluções e programações tenho que repetir o que foi escrito no desenvolvimento da pauta? Não. No desenvolvimento da pauta será feito o registro dos tópicos tratados na reunião e nas resoluções serão explanadas as decisões que foram tomadas pelo plenário (exemplo: os registros da plenária deixa de ser através de atas e passa ser Memória de Reunião) e quanto à programação registra-se como será realizada, data, horário, local e responsável.
      8. A Memória de Reunião deve ser somente eletrônica? Não. A Memória de Reunião pode ser eletrônica ou manuscrita.
      9. Quem decide se os registros da reunião vai continuar como Ata ou Memória de Reunião? A decisão deve ser tomada pelo plenário quando for a SAF e pela Diretoria ou da Comissão Executiva quando for Federação ou Sinodal.
      10. A SAF pode mudar para Memória de Reunião mesmo se o Conselho da Igreja não concordar? Não. Apesar de estar no Guia e a SAF optar por Memória de Reunião, deve levar em consideração a opinião de seu Conselho
      11. No caso de SAF que utiliza Lista de Presença eletrônica, esta será anexada à Memória de Reunião ou Ata Eletrônica e também deve ser numerada? Sim, a Lista de presença também deve ser numerada, sendo que não será na sequência das Atas ou Memórias. Atenção: Lista de Presença é anexada apenas para arquivar na pasta com plástico. Quando for encadernar deve-se fazer um livro de Ata/Memória e outro Livro de Lista de Presença com Termo de Abertura e Encerramento e páginas rubricadas.
      12. Quanto ao Termo de abertura e de Encerramento do Livro de Ata/Memória permanecem os mesmos procedimentos anteriores? Sim. Ambos são feitos no mesmo momento, pois se refere ao que ele é destinado, ou seja, os registros são da sociedade e não da pessoa que está em exercício no momento. Portanto quem assina os dois termos é a Presidente no momento da abertura do Livro.
      13. Na página dos Termos de abertura e Encerramento é necessário colocar o caractere hífen (-) para preencher toda a página? Nos termos não é preciso preencher a folha com hífen, apenas no final das Atas Eletrônicas que é preciso colocar linhas até o final da página.
      14. Como cada Ata/Memória é feita por vez, quem assina cada página? As páginas são rubricadas pela presidente que está em exercício à medida que vão sendo feitas.
      15. Pode-se fazer Memória de Reunião para Congresso de Federação? Não. Conforme Artigo 68 do Guia do trabalho Feminino a Federação e a Confederação Sinodal em seus congressos deverão fazer os registros em Ata e conforme o Artigo 103 do Guia “O Congresso compõe-se de uma única sessão, do início ao final, independente da sua duração”.
      16. Na reunião para eleição da diretoria as SAF também podem usar Memória de Reunião? Sim. Para reunião extraordinária de eleição da diretoria da SAF deve-se usar Memória de Reunião se esta já é uma prática da sociedade.
      17. A Memória de Reunião também deve ser numerada? Sim deve ser numerada e se inicia uma nova contagem, ou seja, inicia “Memória de Reunião nº 1”.
      18. Ocorrendo mudança para Memória de Reunião, como proceder o encerramento do Livro Ata? Deve-se fazer o encerramento do livro registrando o motivo do fechamento do livro que neste caso é mudança dos registros para Memória de Reunião.

  12. Genilda Araújo Frossard disse:

    Boa tarde,
    Com tantas dúvidas sobre a memória de reunião gostaria de pedir que publicassem uma simulação de uma plenária sendo registrada em uma Memória de Reunião.
    Deus abençoe e recompense o zelo e a disponibilidade das amadas irmãs,
    um abraço,
    Genilda

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Genilda,

      Repassei a sua solicitação à Sudonita, nossa 1a secretária.
      Caso queira entrar em contato direto com ela seu e-mail é sudonita@gmail.com

      Abraço,
      Sandra Gaio

    • Eloina Firmino de Freitas disse:

      Genilda,faço minhas a suas palavras.Como secretária gostei muito da memória de reunião, porém tenho duvidas.

      Um abraço Eloina

  13. Eloina Firmino de Freitas disse:

    Editei a memória da reunião do mês 02, porém tenho algumas duvidas. Gostaria de envia-la por email, para vcs dá uma olhada e direcionar o que esta errado. Para não tem erros nas próximas.Gostaria de saber qual o email devo enviar.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Eloina,

      Peço que envie para a 1a secretária da CNSAFs, Sudonita, para que ela possa te auxiliar.

      Seu e-mail é sudonita@gmail.com

      Abraço,
      Sandra Gaio

  14. Dilécio da Silva Oliveira disse:

    Querida irmã,
    Desde que Cristo me converteu o coração, tenho trabalhado com sociedades internas,já beiro os 40 anos de presbiteriano. Sempre tivemos a sociedade local como uma tremenda oficina a preparar o pessoal na igreja para servir nas federações e confederações, até na Nacional. Ou seja, o que aprendemos aqui em baixo, praticamos em todos os seguimentos superiores.
    Agora, no entanto, mudamos, objetivando a “leveza” do trabalho local, para Memória da Reunião, uma sub ata. Minha dificuldade é entender como teremos (no futuro) pessoas treinadas para o trabalho em nível das federações e confederações e até mesmo em Concílios da IPB, se não aprendemos a fazer uma ATA DE FATO.
    Estou perplexo com a mudança. Todavia, minha querida Presidente, dou a minha mão à palmatória, se estiver errado e estarei pronto a admitir o novo modelo, se ele preparar melhor nosso pessoal para servir à IPB/sociedades internas.
    Rev. Dilécio da Silva Oliveira, atual Sec. Presbiterial do Trabalho Feminino do PSFL.

    • sudonita disse:

      Prezado Rev. Dilécio.
      Meu coração se alegrou em ver sua dedicação e zelo no Reino de Nosso Senhor Jesus Cristo em sua região e de uma forma específica nas sociedades internas. Concordo plenamente com a sua posição de que as sociedades locais é uma grande oficina e acrescento que é também uma porta aberta para a mulher presbiteriana exercer seu ministério como serva de nosso Senhor Jesus.
      Vamos para o seu questionamento.
      1. Sobre a forma de registrar as ações na Reunião Plenária, Reunião de Diretoria ou da Executiva, esclareço que a ata não foi abolida.
      2. Conforme o Artigo 37 do Guia do Trabalho Feminino pode-se utilizar a Ata ou Memória de Reunião. Portanto, a SAF, de acordo com a decisão da Plenária e a juízo do Conselho da Igreja, poderá fazer a opção para a forma de registro.
      3. A CNSAFs abriu espaço para que os registros da SAF pudesse ser também em forma de Memória de Reunião visando ser um facilitador para a maioria das mulheres de todas as SAFs do Brasil, pois é uma forma mais simplificada de fazer as anotações.
      Espero que tenha clareado as suas ponderações.
      Em Cristo
      Sudonita T. A. Wing
      1ª Secretária da CNSAFs

  15. Aila disse:

    Obrigada irmã. Deus lhe abençoe!

  16. Aila de Aguiar Pegorett disse:

    Boa noite irmã.
    A respeito das mudanças ocorridas nos livros de Atas, tenho algumas perguntas.
    O que fazer com os livros anteriores, que eram separados Congresso, Diretoria, Executiva, Presenças?
    Serão arquivados e se começara um novo?
    Como fazer isso?
    no caso de ter-se feito o exame de Atas, pela comissão de Atas no Congresso, e ter detectado erros, onde a Plenária decidiu por arquivar estas atas, como começar a numeração das novas Atas? Começar pela Ata numero primeiro ou dar sequencia ao número da Ata dos livros arquivados?
    Talvez não consiga entender bem as perguntas,caso isso ocorra, tentarei exemplificar melhor.
    Em Cristo
    Aila Pegorett
    1ª Secretaria Federação de SAF’s do Presbitério Araguaia.

    • Querida Aila
      Deus a abençoe e abençoe também aos seus queridos e a sua amada SAF
      Vamos tentar lhe ajudar.
      Vejamos sua pergunta geral e nossas respostas:
      PERGUNTA GERAL – A respeito das mudanças ocorridas nos livros de Atas, tenho algumas perguntas. O que fazer com os livros anteriores, que eram separados Congresso, Diretoria, Executiva, Presenças? Serão arquivados e se começara um novo? Como fazer isso? no caso de ter-se feito o exame de Atas, pela comissão de Atas no Congresso, e ter detectado erros, onde a Plenária decidiu por arquivar estas atas, como começar a numeração das novas Atas? Começar pela Ata numero primeiro ou dar sequencia ao número da Ata dos livros arquivados?
      RESPOSTA
      Para a SAF mudar para Memória de Reunião precisa que o plenário da plenária concorde. Precisa também saber se o Conselho não se opõe.
      Se concordarem, a decisão é escrita na última ata E ABRE-SE UM LIVRO PARA MEMÓRIA DE REUNIÃO.
      A Memória é lida, é numerada, é rubricada, os nomes das pessoas são escritos na forma correta, é aprovada, é assinada normalmente…
      VOCE PERGUNTA:
      O que fazer com os livros anteriores, que eram separados Congresso, Diretoria, Executiva, Presenças?
      RESPOSTA
      Arquiva-se sim os livros anteriormente utilizados
      VOCE PERGUNTA:
      Serão arquivados e se começara um novo?
      RESPOSTA
      Arquiva-se sim os livros anteriormente utilizados.
      Começa-se a Memória de Reunião num novo livro.
      Pode ser livro escrito ou no computador seguindo as orientações da formatação de ata eletrônica.
      VOCE PERGUNTA:
      Como fazer isso?
      RESPOSTA
      Abre-se um livro de memória de Reunião com todas as formalidades: Termo de abertura, de encerramento, numerado, rubricado…., COM PÁGINA 1, 2,3 E ETC
      VOCE PERGUNTA:
      no caso de ter-se feito o exame de Atas, pela comissão de Atas no Congresso, e ter detectado erros, onde a Plenária decidiu por arquivar estas atas, como começar a numeração das novas Atas?
      RESPOSTA
      Se você estiver falando de SAF, nenhuma SAF leva livros de Ata e nem de memória para a reunião da Federação. A SAF só leva Relatório da SAF.
      VOCÊ PERGUNTA
      Começar pela Ata numero primeiro ou dar sequencia ao número da Ata dos livros arquivados?
      RESPOSTA
      Inicia -se uma nova sequência de numeração para a Ata, pois os registros foram interrompidos , para o uso da Memoria de Reunião.
      Pensado como buscar a história da SAF:
      A história estará nas as Atas de número 01 a 58 dos anos X a Z, no livro de Memória de Reunião do número 01 a 15, dos anos Y e W, e nas Atas de 01 a 20 dos anos 2015 a 2016.
      Reforçando a orientação:
      Se a SAF opinou por fazer memória de Reunião, deve anotar essa decisão na última Ata, arquivar a Ata. Se um dia resolver voltar para Ata, deve registrar que o plenário resolveu voltar a usar livro de ata, e arquivar o livro de Memória e abrir novo livro de ata, iniciando tudo novamente.
      Ou se usa a ata ou se usa a memória na SAF.
      Guarda-se todos os livros com registros de atas antigos, todos os livros de memória de reunião – ARQUIVADOS. É a história em livros.
      Se for na Federação e na Sinodal:
      Caso seja decidido pela Diretoria, o uso a Memória, só será utilizada para as reuniões da diretoria e da Executiva, pois para os Congresso deverão continuar sendo feitas ATAS.
      Espero no Senhor Deus que as queridas continuem sendo abençoadas.
      Um abracinho
      Ana Maria

  17. Edinalva Carvalho de Oliveira disse:

    Olá irmã Ana Maria Prado, gostaria de saber porque não criar um padrão, para a elaboração das atas do Congresso de(FEDERAÇÃO,SINODAL e NACIONAL).
    1ª secretaria da Federação de Roraima.

    • Ana Maria Prado disse:

      Querida irmã Nalva, Deus a abençoe!

      A Memória de Reunião foi admitida para ser usada nas SAFs especialmente, e até nas reuniões de Diretoria e Executiva das Federações e Sinodais, para levar às irmãs um alívio na estruturação dos seus registro, devido ao horário, ao trabalho, a quantidade de reuniões na base do TF, afinal, são quase 3.000 SAFs, 300 Federações e 82 Sinodais. Foi justamente para colaborar com a leveza, objetividade, simplificação das tarefas e retirar um pouco do peso que as irmãs especialmente reclamavam que as atas traziam para as SAFs, e isso dentro de um Projeto de Revitalização do TF.

      A memória de reunião pode guardar a história com mais leveza e simplicidade, sem tirar a qualidade do registro, mas aumentando a qualidade de vida das irmãs por tirá-las do rigor necessário aos registros feitos no formato da ata.

      Lembrando que a SAF pode continuar optando pelo uso da Ata. Tem apenas que decidir em plenário e anotar na última Ata o desejo do plenário (maioria) de usar a Memória de Reunião, pois não poderá usar os dois ao mesmo tempo, exceto as Federações e Sinodais: usar a Memória para as reuniões da Diretoria e Executiva e Atas para seus Congressos.

      Quando tratamos de Congressos de Federações, Sinodais, e as Reuniões da CNSAFs, são esperados mais formalidade e que os registros sejam mais detalhados e com certeza o nível de detalhes e resoluções nesses níveis são, mas abrangentes. Os Congressos são realizados em quantidade bem menor que as reuniões plenárias e de Diretoria e Executiva das quase 3.000 SAFs . Por isso a Diretoria resolveu que usaremos atas para os Congressos de Federações e Sinodais e para a CNSAFs.

      Que Jesus a ajude em tudo e que tudo que façamos redunde em glórias para o Senhor Jesus.

      Um abracinho com nosso carirnho

      Ana

  18. Miriam do Nascimento Carvalho disse:

    Querida irmã Graça e paz
    Uma dúvida me surgiu Memória da Reunião eu posso imprimir o roteiro e preenchê-lo, ou é só como roteiro e eu vou escrevendo tudo conforme ele me sugere? me desculpe a ignorância.
    Um grande abraço
    Miriam

    • Sudonita Taveira Alvarenga Wing disse:

      Amada Miriam
      Quando a Memória de Reunião é manuscrita, oriento que vá escrevendo de forma sequencial dos registros, conforme o roteiro, pois se for impresso para depois preenchê-lo, poderá prejudicar o que precisa ser escrito num espaço, que para o momento, pode ser pequeno.
      Um grande abraço para você também.
      Sudonita – 1ª Secretária da CNSAFs

  19. Edineide Mota disse:

    Bom dia! Graça e Paz!
    estamos procurando algum exemplar de Sócia Benemérita, existe?
    Grata!

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Edineide,

      As SAFs, federações e sinodais estão fazendo a homenagem de acordo com sua criatividade e condições quer com placa, diploma, broche, etc.
      Não temos um modelo a ser adotado.

      Abraço,
      Sandra Gaio

  20. Solange Maria Eller de Oliveira disse:

    Amadas, é possivel me enviar as normas para a elaboração da ata eletrônica? Sou secretária da Federação de SAF Betim – MG. Ao que entendi, no congresso da Federação não pode ser feito somente a Memória da reunião, não é? Continua fazendo a ata normal?

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Solange,
      Abra o manual em: http://www.saf.org.br/wp-content/uploads/2015/11/MANUAL-CONFECÇÃO-ATAS-ELETRÔNICAS-IPB.pdf

      Conforme informado a Memória de Reunião não é usada para Congressos de Federações e SAFs, neste caso usa-se a ata.

      Caso sua federação esteja utilizando até aqui o livro de atas manuscrito para congressos, a alteração para uso da ata eletrônica, após aprovada, deverá estar no encerramento do livro manuscrito. A passagem da confecção de atas manuscritas para atas eletrônicas não é uma decisão da secretária e sim da diretoria após aprovação.

      Abraço,
      Sandra Gaio

  21. maria isabel disse:

    Paz irmas. Estou com duvida em relação a memoria de reuniao: qdo for congresso tem que ter ata, reuniao para eleição diretoria daSAF tbem? Tem outras ocasiões especiais? Ficou muito bom o modelo de memória de reuniao vai facilitar muito o trabalho contém orientações bem claras. Parabéns.aguardo .

    • Ana Maria Prado disse:

      Querida irmã.
      Deus a abençoe!
      Muito obrigada por nos enviar a mensagem. Seguem as respostas e esperamos que tenhamos contribuído para tirar suas dúvidas.
      Um abracinho
      Ana

      1) Quando for congresso tem que ter ata?

      Nos Congressos das Federações e Confederações temos que fazer ata, não podemos fazer memória de reunião;

      2) Reunião para eleição diretoria da SAF também usa ata?

      Na SAF pode-se usar memória de reunião para reunião da Diretoria, reunião da comissão executiva, reunião plenária e reunião extraordinária de eleição. Na SAF as irmãs podem opinar ou por ATA ou por Memória de Reunião.

      3) Tem outras ocasiões especiais?

      Não. Apenas as citadas

      Sendo assim:
      Se a opção dos registros das plenárias em sua SAF for memória de reunião, a plenária de eleição seguirá o mesmo modelo.
      Caso sua SAF tenha feito opção por continuar com as atas nas plenárias, a plenária de eleição continuará da mesma forma.

  22. Rose Marques disse:

    Boa tarde, amadas. Tenho uma duvida: a memoria de reunião não precisa ser lida e aprovada a cada reunião plenária? Obrigada.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Rose,

      A memória de reunião é uma alternativa de registro da plenária e deve ser lida e aprovada.
      Abraço,
      Sandra Gaio

  23. Elzinete Plinio disse:

    Boa noite Ana Maria.
    Gostaria de saber se é possível disponibilizar aqui no site, a apostila “SER PRESIDENTE”?

    Deus abençoe.
    Obrigada.

    Elzinete Plinio – Sínodo Leste de São Paulo.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Elzinete,
      Assim que acabarem os Encontros Regionais estará disponível no site e na SAF em Revista
      Abraço,
      Sandra Gaio

  24. sonia da silva jorge guilherme disse:

    gostaria que vc me enviasse um modelo dda nova ata ou seja memória de reunião pois estamos com algumas duvidas.Obrigada.a paz de cristo

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Sonia,

      Os modelos estão disponíveis para download acima. É só clicar e fazer o download

      Abraço,
      Sandra Gaio

  25. Rev.Francisco José disse:

    Prezada irmã Ana Maria Prado, fiquei feliz pela iniciativa de flexibilizar o trabalho feminino. A criação de Memória de reunião vem possibilitar um mecanismo mais suave no registro das informações sem perder o valor histórico da sociedade. Que Deus na sua infinita bondade continue abençoando o trabalho feminino e as demais forças de integração que importantes para a nossa amada IPB.
    Rev.Francisco José (Sec.Sinodal de SAF leste Fluminense

  26. Ana Maria Prado disse:

    Minha querida Elineuma
    Deus as abençoe
    Quanto a SAF enviar 5 (cinco) Delegadas ao Congresso da Federação, tem a finalidade de dar mais oportunidade para mais irmãs participarem do Congresso representando a sua amada SAF e para elas conhecerem mais o trabalho, suas responsabilidades e suas oportunidades.
    Se alguma SAF enviar menos que 5 (cinco), estará representad, mas com menos capacidade de decisão na votação pois perderá voto no conjunto das Delegadas da Federação, em relação a outras SAFs, ou seja, tem menos irmãs concorrendo inclusive as oportunidades de serviço no Trabalho do Senhor na Federação.
    SE O CONGRESSO É DA FEDERAÇÃO
    Se uma irmã da SAF já tem cargo na Federação, ou na Diretoria ou nas Secretarias, prioritariamente ela é Delegada da Instância maior (em servir), que é a Federação.
    Ela deve ir como Delegada da Federação (custo da Federação), e a SAF terá suas 5 (cinco) Delegadas normalmente e só terá despesas com as 5 (cinco).
    SE O CONGRESSO É DA SINODAL
    Se uma irmã tiver cargo na Federação e na Sinodal, seja na Diretoria ou nas Secretarias, Ela deve ir como Delegada da Sinodal (custo da Sinodal), e a Federação terá suas 10 (dez) Delegadas normalmente e só terá despesas com as 10 (dez).
    Não é justo que a SAF assuma como você menciona 14 (quatorze) taxas de inscrições, pois os custos das taxas das Delegadas das Federações é das Federações e das Delegadas das Sinodais,é das Sinodais.
    Espero no Senhor que as irmãs em oração achem uma saída e que em tudo Jesus continue sendo glorificado em suas vidas e no serviço realizado pela SAF.
    Um abracinho com nosso carinho
    Ana

  27. Elineuma disse:

    olá amada presidente, Graça e paz!
    Sou presidente da Federação Oeste Rio-grandense da Sinodal RN.
    Lendo o guia, observei as mudanças no caso das delegadas para o congresso. Mudou de 03 para 05 delegadas que cada SAF tem que enviar para o congresso e isso acarretará em custos que algumas SAFs não poderão cumprir. Também, quanto às secretárias de atividades não poderem ser delegadas de suas SAFs uma vez que são delegadas natas do congresso. A minha federação é pequena e não tem condições de pagar 14 taxas para toda a diretoria e secretárias. Como devemos proceder nestes casos? Estou indagando por que esse assunto já foi pauta da última reunião executiva e gostaria do seu parecer.
    Deus nos abençoe e nos capacite a cada dia para realizar a Sua obra com zelo e dedicação.
    Um fraterno Abraço!
    Elineuma

  28. Liliana Loback disse:

    Caras irmãs,
    no caso da SAF decidir usar o modelo Memória de Reunião, poderá fazê-lo em caderno tipo brochura ou apenas em folhas A4 avulsas para posterior encadernação? poderá passar a fazer o registro no livro Ata em uso até que este termine? poderá usar o roteiro com outra formatação (no caso de fazê-lo em caderno e totalmente manuscrito)?
    Sei que são muitas perguntas, mas…
    Graça e Paz.

    Liliana

    • Ana Maria Prado disse:

      Estimada irmã Liliana,
      Deus a abençoe
      Vamos tentar responder as suas perguntas:
      1) no caso da SAF decidir usar o modelo Memória de Reunião, poderá fazê-lo em caderno tipo brochura ou apenas em folhas A4 avulsas para posterior encadernação?
      RESPOSTA
      Pode resolver usar tanto o livro igual ao que usava para atas ou na forma eletrônica. A formalidade quanto a fazer MEMÓRIA DE REUNIÃO, em livro ou pelo computador é a mesma que usava para ata, numerar as páginas, fazer termo de abertura e encerramento, aprovar e assinar – IGUAL AOS PRoCEDIMENTOS DA ATA NORMAL

      2) e poderá passar a fazer o registro no livro Ata em uso até que este termine?
      RESPOSTA
      Se a SAF resolver fazer Memória de Reunião, deve aprovar essa mudança em plenário, encerrar o livro de ata mencionando na última ata a decisão da Diretoria, e mudar para o LIVRO MEMÓRIA DE REUNIÃO. Abrir termo de início e começar a usar o novo modelo.

      3) poderá usar o roteiro com outra formatação (no caso de fazê-lo em caderno e totalmente manuscrito)?
      RESPOSTA
      No site da SAF tem um modelo e as explicações sobre a Memória de Reunião.
      Mas se as irmãs desejarem fazer adaptações ou um roteiro adequado à sua realidade, podem fazer, sem problemas.
      Deus as abençoe e que o uso da MEMÓRIA DE REUNIÃO, pela SAF para todas as suas reuniões e pelas Federações e Sinodais, apenas para as reuniões de Diretoria e Comissão Executiva, ajudem as queridas a fazer o serviço da SAF de forma mais simples, objetiva e leve.
      Um abracinho com nosso carinho
      Ana Maria Prado

  29. Edinair Magalhães disse:

    Irmã Sandra Gaio, A graça e a paz de Cristo.

    O Livro de chamada pode ser eletrônico também?

    Deus lhe fortaleça todos os dias.

    um abraço.

    Edinair Magalhães.
    Salvador Ba

    • Ana Maria Prado - Presidente CNSAFs disse:

      Querida irmã Edinair Magalhães
      Deus as abençoe

      Linda, não há nada escrito que diga que não pode.
      Se a SAF desejar fazer dessa forma terá que orar, pensar e observar o que relatamos a seguir:
      As irmãs devem ter aprovação do plenário para tal mudança e avaliar com o plenário a segurança das informações, porque é o livro de chamada que vai provar que a irmã esteve presente pelo menos na metade das plenárias para que possa concorrer a cargos na eleição da SAF, se tiver mais de seis meses de Membro da Igreja e membro da SAF.

      Vejam antes de aprovar no plenário que a cada reunião plenária após a chamada das sócias, a Presidente e a Secretária devem assinar a página utilizada para a chamada e/ou rubrica-la de imediato até o término da reunião plenária.
      É um documento que não pode ficar no computador, tem de ser impresso, assinado e arquivado (Imediatamente na própria reunião plenária).

      O cuidado é igual ao da ATA.
      Deus as conduza em paz e alegria.
      um abracinho com nosso carinho
      Ana Maria

  30. Itamara disse:

    Acredito que a SAF vem simplificando demais seus documentos. Enquanto as grandes empresas estão copiando os modelos de reuniões das igrejas como criação de livros de Ata, nós estamos partido para a simplificação de tudo.
    Quando cheguei na escola que trabalho ninguém sabia fazer uma ata, como sabiam que eu era crente logo me colocaram para ser a secretária do conselho escolar.
    Temo, pois as vezes, a tendência da simplificação das coisas é o desaparecimento dela.
    Abraços

  31. Ana Maria Prado disse:

    Queridas irmãs
    Deus as fortaleça cada dia mais na fé!
    Quanto a Memória de Reunião, lembramos que a mesma tem as mesmas formalidades da Ata quanto a: Termo de abertura, numeração de páginas, páginas são rubricadas e Termo de Encerramento.
    Pode ser feita no Livro ou eletronicamente seguindo as orientações de formatação que usamos para a Ata.
    A SAF pode escolher fazer Ata ou Memória de Reunião para suas Reuniões de Diretoria e Executiva.
    A Federação e a Sinodal podem escolher fazer fazer Ata ou Memória de Reunião para suas Reuniões de Diretoria e Executiva, mas nos seus Congressos regulares (anuais e bienais), farão Atas.
    A decisão para mudar de Ata para Memória de Reunião deve ser registrada na última Ata.
    Deus as conduza e que a Memória de Reunião, para quem opinar utilizar, as ajude em suas expectativas de tornar o serviço da SAF mais leve, mais simples e mais objetivo.
    Nosso abracinho fraterno
    Ana Maria

    • Silvia Costa disse:

      Queridas, Boa tarde,

      No caso da SAF ter 4 Departamentos, é necessário descrever no Relatório de Atas, a estatística por Departamento, por exemplo, quantidade de literatura distribuída por Departamento, de mensalidades, etc? Ou podemos somar e colocar Total dos Departamentos. Obrigada.

  32. Sandra Stellet disse:

    Lendo o Guia do trabalho feminino, me veio algumas dúvidas quanto a ata. A memoria da reunião vai substituir a ata? Pode ser usado em congresso? Uso como formulário ou faço descritivo seguindo o guia?
    O congresso é este mês, sou a secretária e hoje fui informada da mudança.

    • Secretaria de Comunicação e Marketing disse:

      Querida Sandra,

      Segundo o GTSI:

      Art. 37 – A SAF terá os seguintes livros:
      a) Atas ou memória das reuniões da Diretoria e Comissão Executiva;
      c) Atas ou memória das Plenárias;
      d) Tesouraria;
      e) Presença nas Plenárias.
      Parágrafo único – Os livros de Atas ou memória das Plenárias e Tesouraria serão
      examinados pelo Conselho da igreja.

      Art. 68 – A Federação e a Confederação Sinodal terão os seguintes livros:
      a) Atas ou memória das reuniões da Diretoria e Comissão Executiva
      b) Atas de Congressos
      c) Tesouraria
      d) Registro de Presença nos Congressos
      e) Presença nos Eventos (opcional)

      Veja que não há a opção de memória de reunião em Congressos, nem modelo de memória de reunião de congressos disponível para download, sendo assim você continua com a ata.
      Abraço,
      Sandra Gaio

  33. Cleide Manoel Gossi disse:

    Vi que facilitará muito para a Secretária de Atas, porém, creio que cada Secretária deve ter o zelo de arquivar em pasta própria e numerada, pois até mesmo os livros de atas são extraviados. Temos que conservar nossa história.

  34. Sonia Regina Ribeiro Santana disse:

    Graça e Paz.
    sou da SAF da IPB do Parque Erasmo Assunção estamos completando 47 anos agora dia 23/05/15 culto de louvor. e estou providenciando o livro para preservamos nossa história. Amei a ideia.

  35. Elisângela disse:

    Amei a Memória de Reunião! Facilita muito para as secretárias de Ata. Deus os abençoe e continue capacitando cada vez mais.
    Elisângela